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Fiche de non-conformité en restaurant : la remplir
Chambre froide en panne, livraison tiède, réclamation : les rubriques de la fiche type du ministère, qui la remplit et combien de temps la garder.
Mis à jour le
Une fiche de non-conformité trace un écart d'hygiène, ce qu'on a fait des denrées touchées et ce qu'on a changé pour que l'écart ne revienne pas. En restaurant, elle sert à chaque panne de froid, livraison douteuse ou réclamation de client. Le ministère de l'Agriculture en propose un modèle, sans l'imposer, et indique de la garder 3 ans.
Ce que dit le texte
L'instruction technique DGAL/SDSSA/2018-924 de la direction générale de l'alimentation (DGAL, ministère de l'Agriculture), datée du 07/01/2019, rappelle que le plan de maîtrise sanitaire comprend un système de traçabilité et de gestion des non-conformités. Elle précise :
- les non-conformités et les actions correctives mises en œuvre doivent être enregistrées, sur le même document ;
- aucune forme n'est imposée : un agenda ou un cahier de liaison conviennent ;
- un exemple de fiche figure en annexe III, avec la mention « Ce document est à conserver pendant 3 ans ».
La fiche d'Entreprendre Service Public sur l'hygiène en restauration (vérifiée le 12/03/2024) cite les fiches de non-conformité et d'actions correctives parmi les documents que l'inspecteur peut demander.
Les rubriques de la fiche type
| Rubrique | Ce qu'on y écrit |
|---|---|
| Numéro | Année et numéro d'ordre (par exemple 2026/07) |
| Date de détection | Le jour, et l'heure si elle compte |
| Objet | Nettoyage-désinfection, nuisibles, maintenance, réclamation client, températures, fournisseur, locaux et équipements, personnel, eau, matières premières, produits finis, autre |
| Description et causes supposées | Les faits, sans jugement |
| Denrées touchées | Lesquelles, quelle quantité |
| Localisation des denrées | Dans les locaux, chez les clients, chez les consommateurs |
| Action corrective | Date, description, justificatifs (facture d'intervention…) |
| Devenir des denrées | Destruction, retrait, rappel, retraitement |
| Mesures contre les causes | Ce qui change pour éviter la répétition |
| Vérification de l'efficacité | Le contrôle fait après coup, par qui, quand, signature |
L'instruction donne elle-même un exemple : un thermomètre de chambre froide négative qui affiche −14 °C au lieu de −18 °C un matin, sans incidence sur la température des produits, et l'appel au frigoriste le jour même.
Correction ou action corrective
L'instruction distingue les deux mots :
- la correction élimine la non-conformité constatée (on met de côté la livraison trop chaude) ;
- l'action corrective élimine sa cause (on change l'heure de livraison, on demande au fournisseur un camion frigorifique).
Une fiche qui ne contient que des corrections reviendra le mois suivant avec le même problème.
Trois exemples de restaurant
La livraison tiède. Objet : fournisseur, températures. Correction : refus ou mise à l'écart selon votre procédure de réception. Action corrective : échange avec le fournisseur, contrôle renforcé des livraisons suivantes.
La chambre froide à 7 °C au relevé du matin. Objet : températures, maintenance. Denrées : listées. Devenir : décidé par le responsable selon la durée et les produits. Action corrective : intervention du frigoriste, ajout d'un relevé le soir.
Le client qui signale un corps étranger. Objet : réclamation client, produits finis. Localisation : chez le consommateur. Action : recherche de l'origine, vérification du matériel concerné. Voir aussi la réclamation d'un client.
Ce qu'un assistant d'équipe peut faire
Le moment où l'on remplit une fiche est souvent le pire du service. Un assistant qui a votre plan de maîtrise sanitaire et votre modèle de fiche peut :
- rappeler les rubriques à remplir et l'endroit où se trouve le cahier ;
- retrouver la procédure prévue pour ce type d'écart (température, réception, nuisibles) ;
- retrouver une fiche passée sur le même équipement, si vos fiches sont classées et lui sont accessibles.
Il ne remplit pas la fiche à la place de la personne qui a constaté l'écart et ne décide pas du devenir des denrées : ces deux gestes engagent le restaurant.
Pour la logique générale de ce document hors restauration, la page fiche de non-conformité : modèle et rubriques utiles détaille le vocabulaire qualité. Et pour savoir combien de temps garder les autres documents d'hygiène, voyez la durée de conservation des documents de traçabilité.
Questions fréquentes
Existe-t-il un modèle officiel de fiche de non-conformité ?
L'instruction DGAL/SDSSA/2018-924 propose un exemple en annexe III, mais aucune forme n'est imposée : un agenda ou un cahier de liaison peuvent servir de support.
Combien de temps conserver une fiche de non-conformité ?
La fiche type annexée à l'instruction DGAL/SDSSA/2018-924 indique qu'elle est à conserver pendant 3 ans.
Quelle différence entre correction et action corrective ?
Selon l'instruction, la correction élimine la non-conformité détectée ; l'action corrective élimine sa cause pour éviter qu'elle se reproduise.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :