Faut-il tout numériser avant de commencer ?

Non. Commencez par un périmètre étroit, par exemple les infos pratiques et les conditions de réservation, puis ajoutez les fiches techniques et les consignes d'hygiène.

Quels documents ne pas donner à l'assistant ?

Tout ce qui concerne les salariés (contrats, plannings nominatifs, salaires), les données des clients et les documents financiers. Un assistant d'équipe n'en a pas besoin pour répondre au service.

Chatbot de restaurant : les documents à préparer

Avant de choisir un outil, rassemblez les documents qui portent les réponses. Pour un restaurant, ce sont d'abord la carte datée, les fiches techniques, le tableau des allergènes, les consignes d'hygiène et les conditions de réservation. Un assistant ne répond pas mieux que ces documents : s'ils sont incomplets ou en double, ses réponses le seront aussi.

Étape 1 : choisir à qui il répond

Deux usages, deux périmètres de documents :

	Assistant d'équipe	Assistant sur le site
Qui pose les questions	cuisiniers, serveurs, extras	clients et futurs clients
Questions typiques	« Qu'y a-t-il dans la sauce ? », « Où je note la température ? »	« Ouvert lundi ? », « Possible à douze ? »
Documents	fiches techniques, plan de maîtrise sanitaire, consignes de service	infos pratiques, carte, conditions de réservation
Ce qui ne doit pas y figurer	données des salariés, documents financiers	toute procédure interne

Beaucoup de restaurants commencent par l'un des deux. Les documents d'équipe et ceux du site ne doivent pas être mélangés.

Étape 2 : la liste des documents à rassembler

Pour la salle et les clients

Infos pratiques : horaires par jour, fermetures, accès, stationnement, terrasse
Carte et menus datés, menu enfant, menus de groupe
Conditions de réservation : groupes, annulation, retard, arrhes ou acompte s'il y a lieu
Règles maison : animaux, gâteaux apportés, privatisation
Registre d'accessibilité (obligatoire pour un établissement recevant du public, selon Entreprendre Service Public)
Affichage de l'origine des viandes

Pour la cuisine

Fiches techniques des plats et des sous-recettes
Tableau des allergènes, daté
Fiches des fournisseurs pour les produits achetés transformés. Le décret n° 2015-447 prévoit que chaque livraison à un restaurant est accompagnée d'un document portant l'information sur les allergènes.
Plan de maîtrise sanitaire et parties du guide de bonnes pratiques d'hygiène appliquées
Procédures : réception, refroidissement, nettoyage, non-conformités

Pour l'équipe

Dossier de l'extra : plan des lieux, organisation du service, contacts (voir former un extra)
Consigne sur l'alcool, rédigée par le titulaire de la licence
Procédure allergènes : « on lit, on demande au chef, on répond »

Étape 3 : mettre de l'ordre avant de donner

Une seule version par document, datée, avec un responsable de la mise à jour.
Écrire ce qui est oral. L'instruction technique DGAL/SDSSA/2018-924 de la direction générale de l'alimentation (DGAL, ministère de l'Agriculture) admet des procédures orales dans les petits établissements, mais chacun doit pouvoir les expliquer à un inspecteur. Ce qui n'est pas écrit n'existe pas pour un assistant.
Retirer l'ancien : carte de l'été dernier, fiche d'un plat retiré, ancien fournisseur.
Exclure ce qui n'a rien à faire là : contrats et plannings nominatifs, données des clients, comptes.

Étape 4 : écrire les règles de l'assistant

Quelques phrases qui fixent son comportement :

Il répond uniquement à partir des documents fournis et cite celui qu'il utilise.
Sur un allergène, il cite le document et rappelle de confirmer avec la cuisine. Il n'affirme jamais qu'un plat est « sans ».
Il ne confirme pas une réservation qu'il ne voit pas dans l'outil de réservation.
Quand il ne sait pas, il le dit et indique qui contacter.
Sur le site, il se présente comme un assistant. Il affiche aussi une mise en garde invitant à ne pas communiquer de données sensibles, comme le recommande la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés).

Étape 5 : tester avec les vraies questions

Notez pendant une semaine les questions réellement posées en salle, au téléphone et en cuisine. Posez-les à l'assistant, en particulier celles qui portent sur les allergènes et les plats du jour. Chaque mauvaise réponse indique un document à corriger ou à compléter.

Étape 6 : choisir l'outil

Une fois les documents prêts, plusieurs solutions existent. ALMA, plateforme éditée par IArche, sert à créer un assistant qui répond à partir des documents de l'entreprise : on y construit une base de connaissances en envoyant ses fichiers (PDF, DOCX, TXT ou CSV, d'après sa page des fonctionnalités) ou en faisant lire son site, on configure l'assistant, et on peut l'ajouter à son site par une petite fenêtre de discussion. Les tarifs sont affichés sur la page des tarifs d'ALMA ; les autres conditions sont à vérifier avec IArche avant de vous engager.

Quel que soit l'outil, le travail de l'étape 2 reste le vôtre, et c'est lui qui fait la qualité des réponses.